두 명단 비교하기: 지난달 명단과 이번 달 명단에서 무엇이 바뀌었는지 찾을 수 있나요? | 클로드 엑셀왕 16

이 장에서 다루는 것

엑셀왕 TIP 두 명단은 바뀌지 않는 번호로 맞춘다

이름은 동명이인이 있고, 오타가 고쳐지고, 공백이 붙습니다. 사번·회원번호·학번처럼 사람마다 하나씩이고 바뀌지 않는 번호가 있으면 그 번호로 짝을 맞춥니다. 번호가 없는 명단이라면 이름과 생년월일·부서처럼 두 칸 이상을 묶어 기준으로 씁니다.

클로드에서는 열어 둔 명단 파일에서 바로 묻기

Claude for Excel은 엑셀 오른쪽 창에서 지금 열린 통합 문서를 읽고 답하는 추가 기능입니다. 답에는 근거가 된 셀이 표시되고, 누르면 그 칸으로 이동합니다. 공식 문서에 따르면 Microsoft 365 구독 엑셀(Windows), 16.46 이후 버전의 Mac 엑셀, 웹 엑셀에서 쓸 수 있고, Pro·Max·Team·Enterprise 요금제에서 제공됩니다. 조건부 서식 같은 엑셀 기능도 직접 실행하고, 있던 데이터를 덮어쓰기 전에는 경고합니다.

열어 둔 통합 문서를 읽는 방식이라, 비교할 두 명단은 한 파일의 시트 두 개로 모아 두고 시작합니다. 대화창에 두 파일을 첨부해 같은 요청을 보내도 됩니다.

엑셀왕 노트 명단은 개인정보다

Claude for Excel 공식 문서는 매우 민감하거나 규제를 받는 데이터가 든 파일은 적절한 관리 장치 없이 쓰지 말라고 권합니다. 직원 명단은 이름만으로도 개인정보입니다. 회사의 AI 도구 사용 지침에서 사내 명단을 다뤄도 되는지 먼저 확인하고, 비교가 끝난 사본은 정리합니다.

이렇게 말하기

9월말과 10월말 재직자 명단이야. 무엇이 바뀌었는지 비교표를 만들 거야. 만들기 전에 확인할 것부터 알려 줘.

그러면 처리되는 일

· 두 시트의 사번 칸 형식을 비교해 9월말은 다섯 자리 글자, 10월말은 숫자인 것을 찾고, 정렬 기준이 다른 것도 짚습니다.

· 이름 칸에서 끝에 공백이 붙은 세 칸과 이름이 두 번 나오는 김민준을 셀 위치와 함께 보여 줍니다.

· 같은 사번인데 이름 표기가 다른 00150을 찾아, 개명인지 오타 정정인지 확인해 달라고 합니다.

이렇게 답하기

사번을 기준으로 비교해 줘. 두 시트 모두 맨 오른쪽에 사번을 다섯 자리 글자로 맞춘 비교용 열을 더하고, 원래 칸은 고치지 마. 이름은 앞뒤 공백을 지우고 비교해 줘. 00150은 인사 기록을 확인해 보니 9월말 명단의 이름이 오타였어. 이름·부서·직급 중 하나라도 다르면 변경으로 봐 줘.

그러면 처리되는 일

· 두 시트의 H열에 =TEXT(–TRIM(A2),”00000″) 수식으로 비교용 사번을 만듭니다. 글자 ‘00109’도, 숫자 101도 다섯 자리 글자로 맞춰집니다.

· 이름은 비교할 때만 TRIM으로 앞뒤 공백을 지우고, 원래 명단 칸은 건드리지 않습니다.

· 기준 시트에 비교 기준과 00150 이름 정정 사실을 적어 둡니다.

엑셀왕 노트 이름이 바뀐 사람은 기록으로 확인

같은 사번의 이름이 달라졌다면 개명일 수도, 어느 한쪽의 오타일 수도 있습니다. 어느 쪽이든 보험 가입자 이름은 고쳐야 하지만, 9월말 명단이 틀렸던 것이라면 지난달 보험사에 보낸 명단도 함께 확인해야 합니다. 클로드는 다른 표기를 찾아 줄 수 있고, 어느 쪽이 맞는지는 인사 기록을 보고 담당자가 정합니다.

이렇게 말하기

두 명단의 사번을 모두 모은 비교 시트를 만들어 줘. 사번마다 9월말과 10월말의 이름·부서·직급을 나란히 놓고 입사·퇴사·변경·같음으로 구분해 줘. 변경이면 바뀐 항목을 적고 바뀐 칸에만 색을 칠해 줘. 입사·퇴사·변경만 모은 변동 명단 시트를 따로 만들고, 행마다 보험·출입카드 할 일을 붙여 줘.

그러면 처리되는 일

· 두 명단에 나오는 사번 87개를 한 열로 모으고, 9월말·10월말 칸은 INDEX·MATCH로 비교용 사번을 찾아 채웁니다.

· 구분 열은 9월말 이름이 비면 입사, 10월말 이름이 비면 퇴사, 세 항목이 모두 같으면 같음, 하나라도 다르면 변경입니다. 조건부 서식으로 바뀐 칸만 색을 칠합니다.

· 변동 명단 시트는 비교 시트의 순번을 불러와 입사·퇴사·변경 순으로 보여 주고, 할 일 열을 붙입니다.

수식 한 줄 읽기 B9

=IFERROR(TRIM(INDEX('9월말'!$B$2:$B$85,MATCH($A9,'9월말'!$H$2:$H$85,0))),"")

· MATCH($A9,’9월말’!$H$2:$H$85,0) → 이 행의 사번(00105)이 9월말 시트 비교용 사번 열의 몇 번째인지 찾습니다.

· INDEX(‘9월말’!$B$2:$B$85, …) → 그 순서의 이름을 가져옵니다.

· TRIM(…) → 이름 앞뒤의 공백을 지웁니다. 장다온·서민재·신현우는 여기서 10월말 이름과 같아집니다.

· IFERROR(…,””) → 9월말에 없는 사번(입사자)이면 빈칸으로 둡니다. 구분 열은 이 빈칸을 보고 입사로 판단합니다.

한 줄로 읽으면 “사번이 같은 9월말의 이름을, 공백을 지워서”입니다. 같은 식이 시트와 열만 바꿔 여섯 칸에 들어갑니다.

한 번에 말하는 요청

지난달과 이번 달 명단을 한 파일의 시트 두 개로 모았어. 무엇이 바뀌었는지 비교하려고 해.
만들기 전에 두 시트의 번호 형식, 정렬, 이름 공백, 동명이인, 같은 번호인데 이름이 다른 사람을 셀 위치와 함께 알려 줘.
내가 기준을 정해 주면, 원래 칸은 그대로 두고 번호로 맞춘 비교 시트(입사·퇴사·변경·같음), 변동 명단, 행 수를 맞춰 보는 검산 시트를 수식으로 만들어 줘.

이 장의 핵심

두 명단은 사번처럼 바뀌지 않는 번호로 맞춘다. 형식이 다르면 비교용 열을 따로 만들고 원래 칸은 고치지 않는다.

입사·퇴사·변경·같음으로 나누고, 바뀐 이름은 인사 기록을 보고 담당자가 확인한다.

지난달 행 수 = 같음 + 변경 + 퇴사, 이번 달 행 수 = 같음 + 변경 + 입사. 두 식이 맞는지 본 뒤 변동 명단을 넘긴다.

답 예시

11월말 명단을 10월말 시트와 비교하려고 해. 지난달과 같은 기준(사번으로 맞추기, 이름 공백 정리, 이름·부서·직급 비교)으로 비교·변동 명단·검산 시트를 만들어 줘. 만들기 전에 지난달과 다른 머리글이나 이상한 행이 있으면 셀 위치와 함께 먼저 알려 줘.

클로드는 두 가지를 짚어야 합니다. 사번 열 머리글이 ‘직원번호’로 바뀌었고, 00177 조소율의 행이 두 번 들어 있습니다. 중복을 그대로 두면 검산 시트의 ‘11월말 사번 중복’ 줄과 행 수 줄에 차이가 생겨 결과가 ‘확인 필요’로 나옵니다. 같은 행이 복사된 것인지 확인하고 하나를 지우면 86명이 남고, 비교 결과는 입사 2명(한윤슬·송로아), 퇴사 1명(최도윤), 변경 1명(서찬솔 물류팀→고객지원팀), 같음 83명이어야 합니다. 85 = 83 + 1 + 1, 86 = 83 + 1 + 2로 검산도 ‘일치’가 됩니다.