카드 내역 분류하기: 카드 사용 내역을 계정과목별로 나눠 집계할 수 있나요? | 클로드 엑셀왕 11

이 장에서 다루는 것

엑셀왕 TIP 나누기 전에 청구 합계 적어 두기

명세서의 ‘이번 달 청구금액’ 합계와 행 수를 메모해 둡니다. 나중에 계정과목별 합계를 이 숫자와 맞춰 봅니다. 이 장의 예제에서는 가카드 63행 2,464,260원, 나카드 19행 351,900원(승인 − 취소)입니다.

클로드에서는 두 명세서를 한 대화에

클로드 앱(웹·데스크톱·모바일)의 대화창에 두 카드 파일을 함께 첨부하고 시작합니다. 회사의 계정과목 목록이 따로 있다면 같이 올립니다.

카드 명세서에는 카드번호와 이름이 들어 있을 수 있습니다. 첨부하기 전에 그 열은 지우고, 회사 규정이 외부 도구 사용을 허용하는지 먼저 확인하세요.

이렇게 말하기

두 카드 10월 이용 내역이야. 계정과목별로 나누기 전에, 같은 가맹점이 다르게 적힌 곳과 규칙으로 나누기 어려운 건을 먼저 보여 주고, 분류 규칙표를 제안해 줘.

그러면 처리되는 일

· 같은 가맹점의 여러 표기를 묶고, 묶을 때 쓸 키워드를 제안합니다.

· 취소 표시 방식의 차이, 할부, 합계 행을 짚고, 할부를 어느 금액으로 잡을지 묻습니다.

· 가맹점 키워드와 계정과목을 짝지은 규칙표를 제안하고, 규칙으로 정하기 어려운 건은 따로 물어 옵니다.

이렇게 답하기

규칙표대로 해 줘. 할부는 이용금액 전액을 이번 달 비품으로 잡고, 카드사 청구금액도 옆에 남겨 줘. 계정과목은 분류규칙표 시트를 읽는 수식으로 붙여서, 나중에 규칙표에 줄을 더하면 다시 계산되게 해 줘.

수식 한 줄 읽기 통합내역 I2 셀

=IFERROR(LOOKUP(2,1/((분류규칙표!$A$2:$A$60<>"")*ISNUMBER(SEARCH(분류규칙표!$A$2:$A$60,E2))),분류규칙표!$B$2:$B$60),"미분류")

· SEARCH(키워드들, E2) → 규칙표의 키워드 하나하나가 가맹점 이름 안에 있는지 찾습니다. ‘모퉁이 커피 망원’ 안에는 ‘모퉁이’가 있습니다.

· ISNUMBER(…)*(키워드<>””) → 찾은 줄은 1, 못 찾은 줄과 빈 줄은 0이 됩니다.

· 1/(…) → 1인 줄은 1, 0인 줄은 0으로 나눈 오류가 됩니다.

· LOOKUP(2, …, 계정과목 열) → 오류는 건너뛰고 마지막 1이 있는 줄의 계정과목을 가져옵니다. 하나도 없으면 IFERROR가 ‘미분류’를 씁니다.

한 줄로 읽으면 “규칙표에서 이 가맹점 이름에 들어 있는 키워드를 찾아 그 줄의 계정과목을 쓴다”입니다. 두 키워드가 함께 맞으면 표에서 아래쪽 줄이 적용되니, 키워드가 겹치지 않게 씁니다.

이렇게 답하기

하늘마트와 별빛영화관은 대표 개인 사용이라 비용에서 빼고, 바다호텔 제주는 거래처 미팅 출장이라 여비교통비야. 이 세 건은 규칙표에 넣지 말고 ‘사람 확정’ 칸에 적어 줘.

그러면 처리되는 일

· 통합내역에 ‘사람 확정’ 칸을 두고 세 건에만 계정을 적어 노란색으로 칠합니다.

· 계정과목 칸은 사람 확정이 있으면 그 값을, 없으면 규칙 계정을 씁니다(=IF(J2<>””,J2,I2)).

엑셀왕 노트 세무 판단은 따로 확인

이 장의 계정과목 목록과 나누는 기준은 예제 사무실이 정한 예시입니다. 어떤 지출이 비용으로 인정되는지, 모니터를 비품 비용으로 둘지 자산으로 처리할지, 회사카드로 결제한 개인 사용분을 어떻게 정리할지는 세무사와 회사 규정에 따릅니다.

클로드에게는 “이 계정이 맞는지”보다 “이 줄을 어떤 기준으로 나눌지 내가 정해야 할 것”을 묻게 하는 편이 안전합니다.

이렇게 말하기

두 카드를 통합내역 한 장으로 합치고, 원본 파일과 행 번호를 남겨 줘. 원본 행 수와 청구 합계, 계정과목 합계에서 할부 남은 금액을 뺀 값이 청구 합계와 같은지, 미분류가 몇 건인지 보는 검산 시트도 만들어서 엑셀 파일로 줘.

그러면 처리되는 일

· 나카드의 승인취소를 음수로 바꾸고, 가카드의 합계 행은 뺀 채 82행을 합칩니다.

· 이용금액과 이번 달 청구를 나란히 두고, 둘의 차이를 ‘할부 남은 금액’ 열로 계산합니다.

· 원본 숫자와 통합내역 숫자를 비교해 모두 맞으면 ‘일치’가 나오게 합니다.

클로드에서는 한 줄이 이상하면 Claude for Excel에

받은 파일을 엑셀에서 열고 Claude for Excel 창에 “통합내역 I79는 왜 여비교통비야?”라고 물으면, 분류규칙표의 어느 줄 키워드가 맞았는지 셀 위치를 짚어 답합니다. 답에 나온 셀 위치를 누르면 그 칸으로 바로 갑니다.

키워드가 엉뚱한 가게를 잡았다면 그 자리에서 규칙표 줄을 고치면 됩니다. Claude for Excel을 쓸 수 없는 환경이면 대화창에서 “통합내역 I79가 어느 규칙으로 정해졌는지 알려 줘”라고 물어도 됩니다.

이렇게 말하기

계정과목별로 건수, 이용금액, 이번 달 청구를 더한 집계 시트를 맨 앞에 두고, 미분류 줄과 개인 사용을 뺀 비용 합계도 넣어 줘.

그러면 처리되는 일

· 계정과목별집계 시트에 SUMIFS로 통합내역을 계정과목별로 더합니다.

· 미분류 줄을 일부러 남겨 두어, 0이 아니면 바로 보이게 합니다.

클로드에서는 규칙표를 프로젝트에 두기

매달 같은 정리를 한다면 클로드 프로젝트를 하나 만들고, 완성 파일의 분류규칙표와 기준 시트를 프로젝트 지식에 올려 두세요. 프로젝트 지침에는 “카드 내역은 분류규칙표대로 나눈다. 규칙에 없는 가맹점은 계정을 추측하지 말고 묻는다. 청구 합계로 검산한다”라고 적습니다.

다음 달에는 그 프로젝트에서 새 명세서를 첨부하고 “이번 달도 같은 방식으로”라고만 해도 됩니다.

한 번에 말하는 요청

카드 이용 내역 파일들이야. 계정과목별로 나누기 전에 같은 가맹점이 다르게 적힌 곳, 취소·할부·합계 행, 규칙으로 나누기 어려운 건을 먼저 보여 주고 분류 규칙표(가맹점 키워드 → 계정과목)를 제안해 줘.
내가 규칙표를 확정하면 계정과목은 규칙표 시트를 읽는 수식으로 붙이고, 내가 직접 정한 건은 ‘사람 확정’ 칸에 따로 적어 줘. 원본 파일과 행 번호도 남겨 줘.
카드사 청구 합계와 미분류 건수를 보는 검산 시트, 계정과목별 집계 시트, 정한 기준을 적은 시트도 넣어서 엑셀 파일로 줘.

이 장의 핵심

분류 판단은 클로드가 한 번 제안하고 사람이 확정해 규칙표로 남긴다. 엑셀은 매달 그 표를 읽어 나눈다.

용도를 이름으로 알 수 없는 건은 사람이 확인해 그 행에만 적는다. 계정 기준과 비용 인정은 세무사와 회사 규정을 따른다.

카드사 청구 합계와 맞추고 미분류가 0건인지 본 뒤에 계정별 합계를 넘긴다.

답 예시

분류규칙표 맨 아래 줄에
가맹점 키워드: 구름렌터카
계정과목: 여비교통비

이 한 줄을 더하면 수식이 다시 계산되어 미분류가 0건이 되고, 11월 여비교통비는 211,400원에서 387,400원이 됩니다. 렌터카를 여비교통비로 볼지 차량유지비로 볼지는 회사 기준으로 사람이 정하고, 정한 뒤에는 다음 달에도 같은 줄이 적용됩니다.